部門別損益分析の手法では、この共通費は売上高の割合、従業員の数の割合、営業所の面積の割合といった基準により各営業所に割り振ることにしています。
先ほどの東京、大阪、札幌に営業所のある会社にういて、損益計算書を部門別損益計算書に作り替えてみましょう(次ページ。
単位千円)。
共通費については売上高の比率によって按分してあります。
どうです。
各営業所の業績がよくわかりますね。
大阪営業所は苦戦中ですし、札幌営業所は小粒ながら利益をしっかりと稼いでいます。
裏紙を使うことなかれ気をゆるめると会社は……会社の売上げは、経営者がちょうと気をゆるめると自然と減っていってしまいます。
一方で、会社の費用は、経営者がちょうと気をゆるめると自然と増えていってしまいます。
ということは、経営者が油断すると会社の利益がどんどん減ってしまうわけです。
売上げが1億円、費用が9000万円の広告会社があるとしましょう。
現状では会社の利益は1000万円(1億円-9000万円)です。
売上げが500万円減った場合、うまり売上げが9500万円になった場合の利益はいくらになるでしょうか。
会社の利益は500万円(9500万円-9000万円)と減ってしまうことになります。
さらに経費が500万円増えた場合、うまり経費が9500万円になった場合の利益はいくらになるでしょうか。
会社の利益は0円(9500万円-9500万円)になってしまいます。
中小企業の社長さんは「ケチでガツガツしている」人が多いというイメージがあるかもしれませんが、実際にはそういう性格とは限りません。
気をゆるめると会社の利益が減ってしまうので、生き残るために頑張っているという側面があるのです。
経費の節減で気をつけたいこと経費の節減と聞いて、どんなやり方が頭に思い浮かびますか?ほとんどの人は、「物」を節約することを思い浮かべたのではないでしょうか。
たとえば裏紙を使ってコピーをとる、古い器具でもきちんとメンテナンスをして大切に使うなどの「物」を節約する方法です。
「物」を大切に使えば、そのぶん、購入費用が削減できます。
つまり経費の削減ができるわけです。
節約は経費削減の王道とされてきましたが、意外なことに経費を増加させてしまうという側面があるので注意が必要です。
ある会社の経営者はその側面に気づき、「裏紙でコピーをとることを禁止する」と社内に宣言しました。
物を節約するのに、なぜ経費が増加してしまうのか、これから詳しく説明することにしましょう。
裏紙を使うといくら節約できる?まずはコピーを一枚とるのにいくらかかるか、ということから整理をしていきましょう。
メーカーや機種によって若干料金体系が異なりますので、私のオフィスにあるコピー機の料金体系で考えていくことにします。
まずかかるのがコピーの用紙代です。
量販店などではA4の用紙五〇〇枚入りでだいたい500円前後で販売されています。
つまりコピー一枚につき1円の用紙代がかかることになります。
次にかかるのはカウンター料金または保守料金といわれるコストです。
この料金はコピー機のメーカーに支払うもので、コピー機が一回動くたびに課金されます。
主にメーカーによるコピーの保守点検費用やトナー代にかかる費用とされています。
この料金は意外に高く一枚あたり10円かかります。
コピーをとるのにかかるのは用紙代とカウンター料金なので、コピーを一枚とるのに11円かかるということになります。
たとえば月一〇〇〇枚コピーをとる会社の場合、1万1000円(11円×1000枚)、月五〇〇〇枚コピーをとる会社の場合、5万5000円(11円×5000枚)の料金がかかることになります。
事務関係の費用のなかではけうこう目立つ項目になります。
そこでこのコストをなんとか下げようと、経営者から「コピーには裏紙を使え」という指示が飛ぶのです。
さてコピーに裏紙を使うといくらコストを削減できるのでしょうか。
コピーは対外的な書類作成にも使いますので、全部を裏紙にはできません。
使える割合を50%として計算してみましょう。
ここで注意点があります。
裏紙を使うことでコストが下がるのはあくまでも用紙代だけ。
カウンター料金はコピー機が動くたび課金されるので、裏紙でも新しい紙でもコストは変わりません。
この点に気をつけて、どのくらいコストが下がるのか計算してみましょう。
ほんとうの経費削減顔とは削減額を見て、どのように思いましたか?節約できるのは用紙代だけなので「意外と節約額が少ない」と思ったのではないでしょうか。
まあ金額は少なくても経費が節減できればいいのですが、実際のところは見えないコストがかさんでしまい、逆にコスト増になってしまうのです。
見えないコスト、その正体は人件費です。
では、なぜ人件費がかかってしまうのか説明することにしましょう。
(裏紙の整理にかかるコスト〉会社のいろいろなところで生じた裏紙はコピー機の近くに備えつけられたダンボール箱に集められることになります。
裏紙を段ボール箱からコピー機へ移し替えるだけ……というわけにはいきません。
まずしなければならないのが裏表を揃える作業です。
きちんと揃えておかないと裏側にコピーをとってしまい、もう一度コピーのとり直し、という事態に陥りかねません。
過に一回整理をし、一回あたり三〇分、整理をする人の時給を1000円とすると、毎月かかる人件費は2000円(4回×0・5時間×1000円)になります。
なんと二〇〇〇枚の節約額に相当する金額になるのですから、ビックリ。
もしきちんと整理をしていなくて、裏側にコピーしてしまったらどうなるでしょうか。
もちろんコピーはとり直しになります。
結局のところ一枚10円のカウンター料金が無駄にかかってしまう。
10円ということは裏紙一〇枚分の節約分に相当する金額です。
裏側にコピーをとって再コピーなんて経験をした人はけっこう多いのではないでしょうか。
(裏紙はミスコピー、故障の原因になる)裏紙は使用済みの用紙なので、どうしても「折り目」や「しわ」「ゆがみ」「よごれなどの「くせ」がういてしまっています。
コピー機にとって「くせ」は大敵なのです。
コピー機の説明書には、ちゃんと「裏紙の使用禁止」が書かれています。
裏紙を使うと、コピーの途中で紙詰まりがよく起こります。
このぶんのカウンター料金がかかるのに加え、紙をとり除くために何人も社員が集まって作業をすれば、人数×時給×時間分の人件費コストが発生してしまいます。
あなたの会社でも、紙が詰まったといって何人もの社員がコピー機を囲んでいることはありませんか。
月に二回、コピー機が詰まり、社貞二人が三〇分作業をすると、毎月かかる人件費は2000円(2回×0・5時間×1000円×2人)になります。
なんと二〇〇〇枚の節約額に相当する金額です。
また、紙をとり除こうと無理してひっぱればコピー機の故障の原因になるでしょう。
裏紙を使うことでコピー機の寿命が縮まってしまい借り換えるようになったら、経費を節減するどころか大損です。
本末転倒ということになるでしょう。
(情報漏洩の危険)裏紙には、いろいろなことが印刷されています。
経理部門で発生した裏紙には、試算表や給与台帳、経営分析の資料といった機密事項とされている情報が記載されているかもしれません。
営業部門で発生した裏紙には、営業戦略を練った会議の資料、売れ筋商品の資料といったライバル社に漏れることが許されない情報が記載されているかもしれません。
このような情報が記載された裏紙はコピー用紙として使用されることで予想もしなかった人の目に触れてしまうものです。

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